Cómo potenciar al máximo la contratación de un Speaker en tu Evento Deportivo; 10 Puntos esenciales
Cuando empecé en el mundo de los eventos como Speaker Deportivo me subían a una furgoneta con dos altavoces de frutero de mercadillo, y con un micrófono enchufado al mechero; iba amenizando las pruebas ciclistas de la Asturias de mediados y finales de los 90. Y aunque, hoy en día, nos pueda parecer un sistema arcaico e insuficiente, se conseguía con creces el objetivo de informar y amenizar al personal. Como el micrófono sólo podía captar mi voz, dejaba puesta una cinta de cassette en la radio sonando en el interior de la furgoneta, para que yo fuera alternando mis intervenciones con la música, acercando el micro a los altavoces internos de una de las puertas. Cuando había que dar la salida, la furgoneta se situaba en la salida. Cuando había que estar en meta, la furgoneta se situaba en la línea de meta. Y lo más importante; cuando había que dar los premios… ya os lo podéis imaginar. Con muy poquitos medios, pero con mucha imaginación, se conseguía ambientar y dar el servicio de información apropiado.
En la actualidad, muchas pruebas deportivas cuentan con un despliegue técnico impresionante: altavoces de la más alta gama, mesas de mezclas pilotadas por DJ´s profesionales, efectos de luz o actuaciones, pero si el presentador del evento es el sobrino del presidente del club ciclista de turno, que a veces se arranca en las comuniones por Manolo Escobar…
Objetivo que se busca al contratar a un speaker o presentador de eventos deportivos profesional
Por encima de todo, el objetivo primordial que tiene un speaker o presentador de eventos deportivos, es informar, avisar y prevenir.
Un Speaker debe conocer al detalle a qué hora arranca la prueba, en qué puntos se encuentran los avituallamientos, dónde están los tramos más conflictivos, dónde están ubicados los vestuarios, a qué hora se procede a la entrega de premios, cuál es el horario de corte, dónde se encuentra el puesto sanitario, el número de teléfono de emergencias, dónde está situado el guardarropas, la ubicación de la recogida de dorsales, a qué hora es la comida, dónde se exponen las clasificaciones… y así hasta los puntos más importantes del reglamento, pasando por la ubicación del servicio mecánico, o del mejor punto de la ruta para que los familiares puedan seguir la marcha durante el día. ¿Os imagináis a 700 tíos, preguntando al organizador cada 2 minutos algunas de estas cuestiones en la hora previa a arrancar la prueba?. El speaker a través de la megafonía informa de todos estos aspectos constantemente. Siempre hay quien pierde las llaves del coche, o unas gafas, o a un niño. El Speaker se moviliza de inmediato para llamar la atención de todo el mundo al respecto. El speaker, también, debe estar alerta de todo cuanto sucede a su alrededor: un coche entrando por una calle cortada, peatones cruzando la calzada en pleno paso de los corredores, cualquier tipo de percance que requiera de asistencia médica o policial. La llamada inmediata desde megafonía es fundamental.
Esto es la parte de servicio: la básica e imprescindible, pero buena parte del éxito de tu prueba estará condicionado por la capacidad de conseguir que el participante (el que paga por inscribirse), y los patrocinadores (los que ponen la pasta para el auspicio de la prueba), se sientan especiales. Tu speaker o presentador de eventos deportivos debe ser capaz de cumplir con esta misión, sabiendo mencionar el producto, y narrando las hazañas de tus participantes, convirtiéndolos en verdaderos protagonistas.
10 puntos esenciales para triunfar con patrocinadores y participantes
Para obtener un mayor porcentaje de éxito de cara a los actores que intervienen en la financiación de tu evento, debes tener en cuenta todos estos puntos que potenciarán la labor de tu speaker o presentador de eventos.
1. Equipo de sonido profesional
No escatimes en equipos de sonido. Contrata los servicios de una empresa de sonido. Son profesionales y sabrán instalarte de la forma más eficaz y segura un equipo de sonido acorde con las exigencias del escenario (a veces todo se reduce a una plaza de un pueblo, pero otras veces requiere de una larga recta). Estos profesionales garantizan la sonorización de todo el evento con pruebas realizadas ya con antelación. Algunas empresas dedicadas al cronometraje, también ofrecen un servicio muy serio de megafonía. Yo os recomiendo Forevent Servicios Deportivos en la zona centro, y en Asturias Empa-t Servicios y Formación; ambas son garantía asegurada. Un sonido deficitario, ofrece una mala imagen de la prueba, con los consiguientes comentarios negativos en las redes sociales.
2. El Speaker o presentador de eventos no es un operario de montaje
Si consigues que el ayuntamiento de turno te facilite un equipo de sonido… no se lo dejes, desmontado, al speaker en el centro de la plaza del pueblo, porque muy probablemente no sabrá qué hacer con todos esos cables y conexiones. El speaker o presentador de eventos es un profesional de la información y de la locución, no un operario de montaje.
3. Asegurarse de montar bien todo el equipo de sonido
Es importante que el equipo de sonido esté probado y montado con antelación. Si 15 minutos antes de la salida no encuentras la clavija que va del amplificador a la mesa de mezclas, habrá que dar la salida con el megáfono de juguete de los chinos… y eso en youtube se puede hacer muy viral (para ridículo de tu evento).
4. Los micrófonos de cable… para Eurovisión en blanco y negro
Es más que recomendable, que el equipo cuente con un sistema de micrófono inalámbrico. Un micrófono de cable, es una cárcel para el presentador del evento, que no podrá salir de su puesto para entrevistar a los protagonistas, ensalzar las virtudes de los patrocinadores que exponen sus productos, o tener la visibilidad adecuada para narrar lo que ocurre en la prueba.
5. Ubicación de los altavoces
Cada punto fuerte de la salida y meta de cada prueba, debe estar bien provisto de megafonía (aunque sea la misma y tengamos que cambiarla para cada uno de los momentos). La salida, la meta y la entrega de premios… no pueden quedarse sin servicio de megafonía. Si la salida está lejos del punto donde se encuentre la mesa de mezclas, debe haberse revisado que el micrófono inalámbrico tiene la suficiente cobertura para llegar hasta la salida. El speaker debe tener contacto visual con lo que sucede en la parrilla de salida, pudiendo avisar a los corredores de la cuenta atrás y pistoletazo de salida.
6. Reunión previa con el animador de eventos para evitar sorpresas
Afortunadamente las pruebas de trail, de ciclismo o de obstáculos en las que suelo intervenir como speaker o animador de eventos deportivos, ofrecen toda su información de manera brillantemente detallada y desmenuzada en sus webs (de altísima calidad) y en sus perfiles de redes sociales. Con empaparse de toda esa información, el speaker obtiene los recursos suficientes para informar de manera eficiente a todos los participantes, pero si se produce una reunión con el organizador… mejor. También se agradece cuando el organizador te envía por e-mail todo lo esencial para que sepas dar respuestas a todas las dudas de los participantes a lo largo de la prueba.
7. Coordinación absoluta entre el speaker y los operarios de cronometraje
Para que el participante, el que paga por inscribirse, se sienta especial, no se le puede tratar como si fuera un simple número; el participante tiene nombre y apellidos, y hay que destacar su gran gesta. Para eso, el speaker necesita una lista con todos los inscritos, ordenados por dorsal. Se agradece si desde la empresa organizadora, se aporta información extra sobre algunos de los participantes que vayan a destacar competitivamente. En el momento que se van configurando las diferentes clasificaciones, el speaker debe tener en todo momento acceso a los resultados, para mencionarlos por megafonía. A su vez, debe obtener los resultados finales ya limpios y revisados para proceder a la entrega de premios en el pódium.
8. Sorteos de regalos entre los participantes
Es habitual que desde la organización de las diferentes marchas y pruebas, lleguen a acuerdos con las marcas patrocinadoras, para que éstas donen material que pueda ser sorteado entre los participantes. He comprobado que, buena parte de los participantes cuando completan su actuación, solo se preocupan por ducharse, comer e irse a su casa (en muchos casos a cientos de kilómetros). Por lo que dejar el sorteo de regalos para la ceremonia final, es un riesgo que a veces juega una mala pasada a la imagen de la organización. Si hay 600 participantes, solo se quedan 150 (en algunos casos han transcurrido horas desde que llegaron a meta). Empiezan a salir números, y números, y la mala suerte hace que salgan los que no se han quedado; se genera una tensión muy incómoda que se puede evitar por dos vías:
a) 10 minutos antes del sorteo de regalos se convoca a los participantes que todavía no se hayan ido a sus casas, y se va tomando nota de sus dorsales (suele ser en una o dos filas donde ya están preparadas las papeletas para anotar los dorsales). Entre esos dorsales se hace el sorteo presencial asegurándote que cada vez que salga un número, haya alguien que suba al escenario a recogerlo.
b) Algo que cada vez se está imponiendo más, y me parece la mejor fórmula. Los regalos se utilizan como gancho en la fase de captación de inscripciones, a través de las redes sociales. Se van haciendo los sorteos conforme se va acercando la fecha de la prueba… y se comunica a los dorsales premiados que se queden a la ceremonia de entrega de premios, para que puedan recibir su regalo.
9. Hacer que el participante se sienta protagonista
Si el presentador del evento o animador deportivo, tiene a su alcance buena parte de lo descrito en los puntos anteriores, su imaginación, creatividad y motivación propiciará que la llegada de los participantes a meta, sus entrevistas y sus homenajes en el pódium se conviertan en algo muy especial para cada uno de ellos. El trato personalizado de cada uno de los cientos de inscritos, es básico para ensalzar aún más la gesta que están logrando. No son simples dorsales.. son los verdaderos protagonistas.
10. Hacer que el patrocinador esté muy presente y quede satisfecho
El patrocinador que apoya con su presupuesto cualquiera de estas pruebas deportivas, ya sean de competición o populares… espera cierta repercusión de su marca durante la jornada. Las menciones desde megafonía de «Embutidos y jamones Pepe Pérez» está muy bien… pero si se consigue que Pepe Pérez, que está allí para dar la entrega de premios, se emocione cuando se le mencione su anuncio… te asegurará su patrocinio para la próxima edición. Para ello, es importante que el speaker de eventos tenga toda la información de cada uno de los patrocinadores, y sepa locutar con gancho cada uno de sus mensajes… las entrevistas a los diferentes stands de los patrocinadores son imprescindibles. Y para rizar el rizo considero imperdonable que cualquier prueba deportiva que se precie, y quiera tener contentos a sus patrocinadores, no cuente con ráfagas de publicidad locutadas por profesionales de la publicidad para que suenen por megafonía durante la prueba.
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Fernando Ramos 